Comment faire un devis de nettoyage

Un devis de nettoyage convainc quand le client voit quelle formule il achète, ce qu’elle couvre pièce par pièce et ce que le prix suppose de l’état du logement.

Portée des travaux : taille, formule et état

Partez de la taille du logement, soit le nombre de chambres et de salles de bain et la superficie en pieds carrés, et voyez-le, en personne ou en photos, avant de vous engager sur un prix. Nommez ensuite la formule :

• Standard : l’entretien régulier, qui couvre les surfaces, les sols, la cuisine et les salles de bain.
• Grand ménage : tout ce que comprend le ménage standard, plus le travail accumulé, comme les plinthes, les portes, les luminaires et les joints de carrelage.
• Avant ou après un déménagement : un logement vide, avec l’intérieur des armoires, des placards et des électroménagers.

Joignez la liste des tâches de la formule, pour que les deux parties s’entendent sur ce que « propre » veut dire. Indiquez ce que le prix suppose, comme un état moyen et des surfaces dégagées, et ce qui se passe si le logement en demande plus : une saleté très incrustée, des poils d’animaux ou un encombrement font l’objet d’un nouveau devis ou sont facturés à l’heure. Les exclusions ont aussi leur place sur le devis, comme l’extérieur des fenêtres, les murs, les risques biologiques ou le déplacement de meubles lourds. Précisez si vous apportez les produits et le matériel ou si vous utilisez ceux du client.

Comment se chiffre le nettoyage

Poste	Tarification	À indiquer sur le devis
Ménage standard	À la visite, selon la taille du logement	Les pièces et les tâches comprises
Grand ménage ou nettoyage de déménagement	Au forfait	Les tâches en plus du standard
Nettoyage à l’heure	Par heure-personne	La taille de l’équipe et les heures estimées
Nettoyage de bureaux	À la visite ou au mois, selon la superficie	Le calendrier et les zones couvertes
Extras	À l’unité	L’appareil, la fenêtre ou la pièce visés
Premier nettoyage	Prix unique	Pourquoi il coûte plus que les visites suivantes

Chiffrez le travail à l’heure en heures-personnes : une équipe de deux qui travaille trois heures, c’est six heures, et un client qui en attendait trois rechignera devant le total. Pour un nouveau client régulier, chiffrez la première visite comme un grand ménage ou à un prix de première visite plus élevé : un logement qui n’a pas été entretenu régulièrement demande plus de temps, et le prix récurrent suppose un entretien suivi.

Frais : annulations, accès impossible et minimums

Inscrivez la politique dans le devis avant la première visite :

• le préavis qu’il vous faut pour sauter ou déplacer un nettoyage, et les frais si le préavis est plus court ;
• des frais d’accès impossible quand l’équipe arrive et ne peut pas entrer, qu’il s’agisse d’une clé manquante ou d’un code de porte qui ne fonctionne pas ;
• un montant minimal pour les petits travaux ;
• tout ce qui est facturé à part, comme les animaux, le stationnement ou les produits.

Les extras au choix du client

Proposez les extras en option, à cocher par le client, qui ne comptent dans le total qu’une fois choisis : l’intérieur du four ou du réfrigérateur, les fenêtres côté intérieur, l’intérieur des armoires, les stores ou une lessive. Le client voit tout le menu d’un coup, et un ménage standard peut s’étoffer sans un nouveau déplacement pour refaire le devis.

Date de validité et tarif récurrent

Inscrivez une date de validité sur le devis. Pour un travail récurrent, précisez le tarif après le premier nettoyage, s’il varie selon la fréquence (hebdomadaire ou mensuelle, par exemple) et quand vous révisez vos prix, pour qu’une hausse à la date anniversaire ne surprenne personne.

Acomptes et mode de paiement du client

Pour un nettoyage ponctuel réservé d’avance, comme après un déménagement, fixez un acompte qui réserve la date et précisez s’il est remboursé si le client annule. Pour un client régulier, précisez comment il paiera : une carte débitée après chaque nettoyage, ou une facture avec une échéance.

Signature à domicile : la Cooling-Off Rule

Faites signer et dater le devis par le client, avec la formule, les extras et la politique d’annulation qu’il a acceptés.

Aux États-Unis, un forfait récurrent signé chez le client après une visite des lieux peut relever de la Cooling-Off Rule (règle du délai de réflexion) de la FTC (Federal Trade Commission, l’agence fédérale de protection du consommateur). Elle couvre les services de consommation de 25 $ US ou plus quand le vendeur sollicite la vente en personne et que l’acheteur donne son accord chez lui, même si c’est lui qui a demandé la visite ; la règle énumère aussi les ventes qu’elle ne couvre pas (16 CFR 429). Le client peut alors annuler avant minuit le troisième jour ouvrable suivant la vente, en comptant tous les jours sauf les dimanches et les jours fériés fédéraux. Ce que la règle vous demande à la signature : expliquer ce droit de vive voix ; remettre une copie remplie de l’entente, datée, avec le nom et l’adresse de votre entreprise ; placer la mention d’annulation prévue par la règle à côté de la signature du client, en caractères gras d’au moins 10 points ; et fournir un formulaire d’avis d’annulation rempli, en double exemplaire. Après une annulation faite à temps, la règle vous accorde 10 jours ouvrables, à compter de la réception de l’avis, pour rembourser tout ce qui a été payé.

Au Québec, l’Office de la protection du consommateur (OPC) range dans le commerce itinérant l’estimation faite à domicile, à l’invitation du client, suivie d’une vente conclue sur place ; ce n’en est pas quand le client vous fait venir parce qu’il est prêt à conclure une affaire (OPC). Dans le premier cas, le contrat doit mentionner que le client peut l’annuler dans les 10 jours suivant la remise de son exemplaire (OPC). Ailleurs au Canada, vérifiez auprès de votre province.

Californie : l’enregistrement exigé pour le nettoyage de bâtiments commerciaux

Aux États-Unis, le Labor Commissioner de la Californie (CA), le commissaire du travail de cet État, indique que toute personne qui répond à la définition légale d’un employeur de services de nettoyage de bâtiments (janitorial employer) doit s’enregistrer chaque année auprès de son bureau. Cette définition englobe quiconque emploie au moins un travailleur visé (covered worker), ou retient autrement, par contrat, sous-traitance ou franchise, des services de nettoyage de bâtiments fournis par un ou plusieurs travailleurs visés ; un travailleur visé est toute personne qui travaille principalement comme agent d’entretien, qu’elle soit salariée, entrepreneur indépendant ou franchisée. Les exemples d’entreprises tenues de s’enregistrer que donne le Labor Commissioner comprennent notamment un fournisseur qui nettoie des établissements commerciaux, comme des immeubles de bureaux, sans employer personne. Une personne ou une entreprise qui nettoie uniquement des logements résidentiels, comme des maisons privées, des logements en copropriété ou des maisons mobiles, n’est pas tenue de s’enregistrer. Toute personne ou entité qui confie des services de nettoyage de bâtiments à un employeur qui n’était pas enregistré au moment où le contrat a été conclu, prolongé, renouvelé ou modifié s’expose à une amende civile (Labor Commissioner). Si la règle vous vise, gardez votre enregistrement à jour avant de soumissionner, de signer ou de renouveler un contrat commercial dans cet État, puisque c’est votre client qui porte ce risque.

Trois erreurs de devis en nettoyage qui coûtent le contrat ou la marge

1. Chiffrer au seul nombre de chambres. Deux maisons de trois chambres peuvent demander des heures de travail d’écart : voyez d’abord le logement, ou des photos.
2. Le premier nettoyage au prix récurrent. La première visite est la plus difficile et, chiffrée comme la dixième, elle mange la marge.
3. Pas de politique d’annulation écrite. Sans elle, un accès impossible ou une annulation le jour même devient une plage perdue que vous ne pouvez pas facturer.