Cómo cotizar un trabajo de climatización (HVAC)

Una cotización de climatización es fácil de aceptar cuando nombra el equipo, enumera todo lo que incluye el trabajo y pone precio a cada mejora por separado.

Qué incluye el trabajo y qué no

En un reemplazo, nombre el equipo por marca, modelo y capacidad, y enumere el trabajo que lo acompaña: retiro de la unidad vieja, juego de líneas de refrigerante, base, drenaje, termostato, puesta en marcha y pruebas. Nombre también las exclusiones, como reparar ductos más allá de las conexiones o ampliar el servicio eléctrico. Diga qué da por hecho el precio, como reutilizar los ductos existentes, y que todo lo que aparezca fuera de eso se convierte en un cambio con precio que el cliente firma antes de que usted continúe. En una reparación, describa la falla y el arreglo, y cotice como concepto aparte un segundo problema que sospeche.

Cómo se cobran los trabajos de climatización

Cargo	Forma de cobro	En la cotización
Diagnóstico	Una tarifa por visita	Si se descuenta de la reparación
Reparación	Precio fijo por reparación	Las piezas y la mano de obra que cubre
Refrigerante	Por libra, según el tipo	Tipo y libras estimadas
Equipo	Por unidad, instalado	Marca, modelo y capacidad
Mano de obra	Por hora, con un mínimo	Precio por hora y cargo mínimo
Plan de mantenimiento	Por visita o por año	Visitas y qué cubre cada una
Permiso	La tarifa del permiso	Quién lo tramita

En California (CA), una visita de reparación puede ser un contrato de servicio y reparación (service and repair contract): trabajos de mejoras para el hogar (home improvement) de $750 o menos para un propietario o inquilino de vivienda que lo contactó a usted para pedirlos, limitados a lo que ese problema razonablemente requiere, sin ningún pago exigible ni aceptado hasta que estén terminados (B&P §7159.10). Un contrato así muestra cualquier cargo por servicio bajo el encabezado “Amount of Service Charge” (monto del cargo por servicio), con la frase “You may be charged only one service charge, including any trip charge or inspection fee.” (no pueden cobrarle más de un cargo por servicio, y ahí entran los cargos por visita o por inspección). También lleva el aviso de la sección de que la ley le exige ofrecer al cliente las piezas cambiadas durante la visita de servicio, con una casilla con el texto “OK for contractor to take replaced parts.” (el contratista puede llevarse las piezas cambiadas).

Texas: los datos del TDLR en cada propuesta

En Texas (TX), entre las infracciones de la tabla de sanciones del TDLR (el departamento de licencias y regulación de Texas) para contratistas de aire acondicionado y refrigeración están las propuestas sin el número de licencia o sin el nombre, la dirección y el teléfono de la empresa, y las propuestas o contratos sin la información del Departamento (TDLR). La regla, 16 TAC §75.71(i), detalla esa información como “Regulated by The Texas Department of Licensing and Regulation, P.O. Box 12157, Austin, Texas 78711, 1-800-803-9202, 512-463-6599,” (es decir, regulado por ese departamento, con su apartado postal y sus teléfonos) y luego la dirección del sitio web del TDLR, tanto en las propuestas como en los contratos escritos (16 TAC §75.71(i)).

Mejoras como extras opcionales

Cotice el sistema por el que preguntó el cliente y luego agregue alternativas como extras opcionales, que quedan fuera del total hasta que se eligen: un modelo de mayor eficiencia, un termostato inteligente, un protector contra sobretensiones o una garantía de mano de obra más larga. Cuando una opción reemplaza un equipo del precio base, cobre solo la diferencia, y ponga a cada opción su número de modelo para que el cliente pueda compararla con otras cotizaciones.

Fecha de validez

Toda cotización necesita una fecha después de la cual el precio ya no vale. El costo y la disponibilidad de los equipos cambian, y una cotización aceptada meses después puede dejarlo instalando a pérdida.

Anticipos y límites estatales

Vincule el anticipo a lo que tiene que comprar primero, como el equipo, y diga cuánto se paga al firmar. En palabras de la FTC (Comisión Federal de Comercio), “Some state laws limit the amount of money a contractor can request as a down payment” (algunas leyes estatales limitan cuánto dinero puede pedir un contratista como pago inicial) (FTC, Hiring a Contractor). Por ejemplo:

• California: en un contrato de mejoras para el hogar, el pago inicial no puede ser mayor de $1,000 o del 10 por ciento del monto del contrato, lo que sea menor; aparte de ese pago, usted no puede pedir ni aceptar pagos que superen el valor del trabajo hecho o de los materiales entregados, salvo que otorgue una de las fianzas o el control conjunto (joint control) que nombra la sección (B&P §7159.5).
• Florida (FL): la sección no fija un tope, pero el contratista que recibe más del 10 por ciento del precio del contrato como pago inicial por la reparación, restauración, mejora o construcción de un inmueble residencial debe solicitar los permisos dentro de los 30 días siguientes a ese pago, salvo que el trabajo no los necesite, y empezar dentro de los 90 días posteriores a su emisión, salvo causa justificada o que quien pagó acepte por escrito un plazo más largo (Fla. Stat. §489.126).

Firma y derecho a cancelar

Consiga la firma y la fecha del cliente en la cotización aceptada, incluidas las opciones que eligió.

Un sistema vendido en la mesa de la cocina del cliente puede quedar bajo la Cooling-Off Rule (la Regla de Período de Reflexión) de la FTC: salvo que se aplique una exclusión, cubre los bienes o servicios de consumo de $25 o más cuando usted ofrece la venta en persona y el comprador acepta en su casa, lo haya invitado o no (16 CFR 429). A partir de ahí, el comprador tiene hasta la medianoche del tercer día hábil después de la venta para cancelar. Al firmar, dígaselo, ponga la declaración de cancelación de la regla junto a la firma del comprador en negrita de 10 puntos o más, y entréguele una copia completada y fechada con su nombre y dirección como vendedor, junto con un formulario Notice of Cancellation (aviso de cancelación) completado y por duplicado. Si la presentación oral de la venta se hizo sobre todo en un idioma, por ejemplo, en español, el contrato o el recibo tiene que estar en ese idioma, y el Notice of Cancellation, en el mismo que el contrato (16 CFR 429). Si cancela, devuélvale cada pago dentro de los 10 días hábiles después de recibir su aviso. Las leyes estatales de ventas a domicilio que dan al comprador el mismo derecho o uno mayor siguen vigentes; California permite al comprador cancelar un contrato de mejoras para el hogar hecho mediante una venta a domicilio hasta la medianoche del tercer día hábil después de recibir una copia firmada y fechada, o del quinto si es un adulto mayor (senior citizen), con una regla aparte para los contratos de servicio y reparación (Civ. Code §1689.6).

Pintura con plomo en viviendas construidas antes de 1978

Abrir huecos para ductos o rejillas en una casa antigua puede alterar suficiente pintura como para que se aplique la regla de la EPA (Agencia de Protección Ambiental) sobre el plomo. La regla general de la EPA es que toda persona a la que se le pague por un trabajo que altere la pintura en viviendas e instalaciones ocupadas por niños construidas antes de 1978 debe estar certificada (EPA), según el programa de la EPA o el de su estado, donde la EPA haya autorizado uno (EPA). Las reparaciones y el mantenimiento menores, incluidos los trabajos menores de climatización, quedan fuera cuando alteran 6 pies cuadrados o menos de superficie pintada por habitación en el interior, o 20 en el exterior, no usan ninguna de las prácticas prohibidas o restringidas y no incluyen el cambio de ventanas ni la demolición de superficies pintadas. En un trabajo cubierto, entregue al propietario el folleto Renovate Right de la EPA (información sobre los peligros del plomo) dentro de los 60 días anteriores al inicio del trabajo, con su acuse de recibo por escrito o un certificado de envío por correo con al menos 7 días de anticipación; si el propietario no vive allí, un ocupante adulto también recibe uno, como lo describe la regla (40 CFR 745, subpart E).

Tres errores que le hacen perder el trabajo o el margen

1. Un total sin números de modelo. El cliente no puede comparar su sistema con el de otros, así que compara precios, y gana el más bajo.
2. Dar por buenos los ductos. Un precio que cuenta con ductos que no ha revisado le deja a usted cada fuga y cada tramo mal hecho.
3. Dejar fuera los adicionales. Retirar la unidad vieja, una base o un juego de líneas nuevos, o el refrigerante adicional para un juego de líneas largo, salen de su margen si no están en la cotización.